De organisatie achter de Zwarte Cross. Ronnie Degen licht een tipje van de sluier op. # deel 2

De Zwarte Cross trekt in één weekend 220.000 bezoekers. De camping herbergt van donderdag tot maandag ruim 30.000 mensen. Om iedereen een leuke tijd te bezorgen is een strakke organisatie nodig. Een kijkje achter de schermen bij de Zwarte Cross met Ronnie Degen mede-eigenaar van organisator Alles Komt Goed BV.

‘We werken in totaal met 38 mensen. Iedereen heeft zijn eigen taken en verantwoordelijkheden. Als het evenementenseizoen nadert, vliegen we een aantal zzp’ers in. Vanaf april tot en met augustus is bij ons de piek, dan groeien we naar 50 tot 60 man. Naarmate het evenement dichterbij komt wordt de club groter met een technische dienst, leveranciers en noem maar op. Om grip te houden op de zaak verdelen we de taken en verantwoordelijkheden en controleren dit nauwkeurig.

‘We noemen ze geen vrijwilligers. Het zijn gewoon medewerkers. Ze zijn werkzaam voor hun vereniging en wij geven de vereniging een bijdrage voor hun hulp. Ik kan je verzekeren dat dit de club meer oplevert dan met oliebollen langs de deur gaan. We hebben over de 200 verenigingen die zich tijdens de Zwarte Cross inzetten waarvan 160 uit de directe omgeving. Zij doen allerlei dingen zoals helpen bij het opbouwen, schoonmaken en opruimen en bardiensten.’

Een punt van zorg is de steeds strenger wordende regelgeving die er volgens Degen flink inhakt.  ‘Neem het stikstofbeleid. De Zwarte Cross wordt georganiseerd vlak bij een Natura-2000 gebied met alle bijbehorende regels. Mañana Mañana heeft dat wat minder, maar dat wil niet zeggen dat je niets aan de CO2-uitstoot hoeft te doen. Verder hebben we te maken met regels op het gebied van crowdmanagement, veiligheid, de aan- en afvoer en personeelsregels. Wij werken met veel seizoensmedewerkers. Het is voor ons echt ingewikkeld om goed met de Wet arbeidsmarkt in Balans (WAB) om te gaan.’

‘We hebben iemand die fulltime met overheidsregels bezig is. Die zit vol in de vergunningen, aanvragen, en veiligheidsboeken. En wij niet de enigen die druk zijn, binnen de gemeente is ook iemand fulltime bezig met de Zwarte Cross. Soms hebben we tegenstrijdige belangen maar we willen allebei dat het door gaat. Verder hebben we te maken met politie, brandweer, GGD, GOR, de Provincie, Rijkswaterstaat en het Waterschap. Ieder heeft zijn eigen belang. Dat maakt het soms moeilijk.’

‘We zijn onder de streep een commercieel bedrijf, maar daar mag onze bezoeker zo min mogelijk van merken. We willen betaalbaar blijven. Aan de voorkant overladen we de bezoeker met humor zodat hij met een grote glimlach het terrein op komt en met een nog grotere glimlach het terrein weer verlaat. Om alles goed te laten verlopen hebben we huisregels. Er komt een heel gemêleerd gezelschap naar de festivals van jong tot oud en vaak corrigeren mensen elkaar. We hebben zelf ook mensen rondlopen om de huisregels te handhaven. We vinden een hoop dingen goed en gezellig maar het moet acceptabel blijven anders ga je eruit.’

‘We werken met heel veel partners samen en we kijken hoe we voor een partner op een ludiek manier reclame kunnen maken. Voor Grolsch hebben we bijvoorbeeld een krattedraal gebouwd van bierkratten. Dat is de manier waarop wij op een hele creatieve en ludieke manier je merk aanwezig laten zijn. Alleen maar een spandoekje ophangen doen we niet. Elke afspraak is gewoon maatwerk. Wij zeggen vaak tegen partners: laat je reclamebureau maar thuis we hebben zelf creatieve mensen die precies snappen hoe het werkt.’

‘Volg je onderbuikgevoel. Mensen denken vaak dat er eerst marktonderzoeken gedaan moeten worden voor ze iets beginnen. Ik zal niet zeggen dat ze onbelangrijk zijn, maar wij volgen gewoon onze kop en ons gevoel. Als we denken dat het haalbaar is, gaan we ervoor. Je merkt dat mensen tegenwoordig steeds minder lef hebben om te zeggen: Ik pak het aan en ga het gewoon doen. ‘